Nico · back office de IA para pequenos negócios no Algarve
A papelada acumula-se. Tratada pelo Nico
As decisões são suas. O Nico faz o resto.
A Rita trata dos seus clientes. O Nico trata de tudo o que acontece nos bastidores: o email, as contas, os fornecedores, a equipa e a papelada. Trabalha em segundo plano, o dia todo, com as ferramentas que já usa.
- Configurado à volta das ferramentas que já usa
- Testado consigo antes de começar
- Nada de importante sai sem o seu OK
- Verificado por uma pessoa antes de chegar aos seus clientes
Preço
Por tarefa com orçamento depois de uma chamada curta
Uma criação única, depois uma mensalidade para o manter a funcionar.
Perguntar pelo Nico Ver um dia de trabalho →Um dia com o Nico
As tarefas da semana, feitas antes de pedir.
Organizar, preparar, lembrar e arquivar: o trabalho que lhe come as noites. O Nico faz isso à medida que chega, e junta num só sítio o que precisa de si.
Se acontece todas as semanas, segue sempre os mesmos passos e conseguia ensiná-lo a alguém novo em dez minutos, o Nico provavelmente consegue fazê-lo.
- Organizou 38 emails da noite. Preparou 6 respostas no seu tom, prontas a enviar.O seu OK
- Lembrou a fatura 118 por WhatsApp. Paga às 09:42.Feito
- Preparou a encomenda de sexta ao fornecedor, a partir do stock desta semana.O seu OK
- Fez a escala da próxima semana a partir das disponibilidades. Sem falhas.Feito
- Enviou ao contabilista os 42 recibos e faturas deste mês.Feito
O que o Nico faz
Seis áreas do seu back office.
Comece pela tarefa que mais tempo lhe custa. Junte a seguinte quando a primeira estiver a correr bem.
O seu email
- Organiza e etiqueta cada email
- Prepara respostas no seu tom para enviar
- Arquiva os anexos onde devem estar
- Assinala o que é urgente e traduz o resto
Dinheiro
- Orçamentos preparados a partir da sua tabela de preços
- Faturas emitidas no seu software de faturação certificado
- Pagamentos em atraso lembrados com simpatia, por email ou WhatsApp
- Recibos enviados ao contabilista todos os meses
Clientes
- Confirmações e lembretes por WhatsApp
- Contacto depois de uma visita ou estadia
- Pedidos de avaliação, e respostas às suas avaliações
- Mensagens para clientes que não vê há algum tempo
Fornecedores e stock
- Encomendas preparadas a partir do stock
- Entregas conferidas com as faturas
- Aumentos de preço assinalados antes de lhe comerem a margem
Equipa
- Escalas feitas a partir das disponibilidades
- Pedidos de férias registados
- Horas somadas para o processamento salarial
- Kits de boas-vindas para quem entra
Papelada e relatórios
- Formulários e contratos preenchidos a partir dos seus modelos
- Dados copiados entre as suas ferramentas
- Faturação, reservas e pedidos num relatório semanal, em palavras simples
Feito para
Alojamento local e moradias
Instruções de check-in, horários de limpeza, dados dos hóspedes recolhidos antes da chegada, extratos para proprietários.
Campos de golfe
Listas de espera preenchidas quando abre um horário de saída, reservas de sociedades e grupos, avisos do campo aos jogadores, faturas a operadores turísticos.
Clubes de padel e ténis
Campos livres oferecidos aos habituais, gestão de ligas e torneios, lembretes de aulas, renovações de sócios.
Restaurantes e cafés
Encomendas a fornecedores, escalas, perguntas sobre alergénios, sinais para reservas de grupo.
Profissionais e obras
Orçamentos a partir de uma foto do cliente, agendamento de trabalhos, seguimento de pagamentos.
Salões e clínicas
Lembretes que reduzem as faltas, convites para remarcar, mensagens de cuidados após a visita.
Imobiliárias
Cada contacto acompanhado, visitas marcadas, proprietários informados todas as semanas.
O que o Nico nunca faz
- Pagar ou movimentar dinheiro
- Assinar seja o que for
- Tomar decisões fiscais ou jurídicas
- Enviar algo importante sem o seu OK
Perguntas sobre o Nico
O que quer dizer "IA como serviço"?
Escolhemos uma tarefa que lhe rouba tempo, como lembrar faturas por pagar ou enviar lembretes, e pomos o Nico a fazê-la com as ferramentas que já usa. Uma pessoa verifica antes de chegar aos seus clientes, aprova tudo o que for importante, e mantemo-lo a funcionar por uma mensalidade.
O Nico envia coisas sem me perguntar?
Nada que seja importante. As mensagens para clientes, fornecedores ou para o contabilista esperam pelo seu OK até nos dizer que uma tarefa pode correr sozinha. O Nico nunca paga nem movimenta dinheiro, não assina nada e não toma decisões fiscais ou jurídicas.
O Nico substitui o meu contabilista ou o meu software de faturação?
Não. As faturas são emitidas no seu software de faturação certificado, e o seu contabilista continua a tratar da contabilidade. O Nico trata de organizar, enviar e lembrar à volta disso.
Quanto custa?
Cada tarefa tem orçamento depois de uma chamada curta: uma criação única, depois uma mensalidade para a manter a funcionar. Recebe o preço por escrito antes de começarmos.
Qual é a diferença entre o Nico e a Rita?
A Rita é a sua receção: atende chamadas e mensagens de clientes. O Nico é o seu back office: trata da papelada nos bastidores. Cada um funciona sozinho, e trabalham bem juntos. Conhecer a Rita.
Vinte minutos, ao telefone, sem apresentações.
Diga-nos que tarefa lhe come mais tempo na semana. Dizemos-lhe se o Nico a pode fazer, e quanto custa.